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外事接待
2013-11-11 11:58  

外事接待

一、国际合作交流处组织和统筹安排学校的外事接待工作,为校领导、学校和部门的领导、教师参加外事接待提出建议,根据来访宾客的具体要求和外事规格,参考来访宾客所在国或地区的风俗习惯,组织安排好在校的活动,并通知学校、二级学院、系及部门的有关领导和教师按有关要求作好准备,参加接待工作。外事接待要与发展学科领域的国际合作与交流相结合,力求做到以接待促项目。

二、大学校长、外国驻华外交机构负责人、重要友好团体的主要负责人来访,由校长接待,协管外事的副校长陪同。

三、受校长正式邀请的个人或团体来访,由校长接见,协管外事的副校长负责接待。

四、大学的副校长来访,原则上由协管外事的副校长或由对口副校长负责接待。如有特殊情况,由校长会见。

五、大学的二级学院(系)的院长(主任)或副院长(副主任)来访,由国际合作交流处安排对口学院(系)参加接待。

六、国际友人或专家来访,根据来访者的要求、身份及交往历史,由国际合作交流处安排有关人员参加。到二级学院(系)讲学或访问的短期专家,可由二级学院(系)自行安排接待,但来访之前必须按有关规定,到国际合作交流处办理有关手续,访问结束后,按有关规定进行小结和经费报销。

七、校领导参加外事活动,国际合作交流处应做好下列准备工作:

(1) 来访人员名单及背景材料(包括需要注意的问题);

(2) 来访日程与安排(接待人员、时间、地点、交通、宴请等);

(3) 安排好翻译、摄影和记录,并及时整理会谈纪要;

(4) 准备礼品。

八、接待注意事项

根据平等、对等的外事接待原则,接待工作须本着热情友好、礼尚往来、实事求是、有的放矢、严谨细致、一丝不苟的基本准则,在外事接待中要做到:

(1) 守时守约,不迟到、不早退,一般须根据要求,提前五分钟到接待室等候;

(2) 尊重老人和妇女,尊重各国风俗习惯和礼仪;

(3) 举止得体,衣着整洁大方,讲究清洁卫生,男士一般应系领带,穿西装;

(4) 接待会谈时神情专注,关闭手机,不随意走动;

(5) 外宾离开时,应先送客人上车,道别后再离开。

九、出席外事宴请活动的有关规定及注意事项

(1)各单位安排人员参加宴请活动时,应从对外工作需要出发。参加活动人员不得将司机、子女、朋友、同事等未被邀请人员带入宴请活动场所,身体不适或者有病的同志不宜出席。

(2)服装应整洁大方。男同志应着西服或中山装,着西服时须系领带, 夏天可穿硬领短袖衬衫或质地较好的短袖敞领衫;女同志应按季节与活动性质的不同,可穿西服、民族服装、中式上衣配长裙或长裤、旗袍或连衣裙等,夏季也可穿长、短衬衫配裙子 (长裙或过膝裙) 或长裤。参加正式外事活动不宜穿茄克衫、牛仔裤、超短裙、旅游鞋、布鞋、长筒靴等。

(3)见面时应握手问好。如系节日宴请,要致节日祝贺。离开时, 要握手告别并致谢,握手时不要戴手套,不要侧目他视,握手后,不要当对方的面擦手。

(4)仪表要端庄,举止要文明,姿势要端正。站时不要东倚西靠; 坐时不要跷二郎腿、晃腿;交谈时不能用手或刀、叉、匙、筷指着对方。

(5)进餐时要注意文明。饮酒量不宜超过本人酒量三分之一。可以敬酒,不要劝酒,绝对禁止酗酒。

(6)参加自助餐招待会,应在仪式开始后取食。取食时要文明、谦让,不能争先恐后,不要将汤水、渣沫溅到他人身上。

(7)参加招待会、酒会时,要多同外国人接触,不要仅限于和中国人在一起交谈,交谈时注意文明,不要大声喧哗。

(8)在活动过程中,对招待食品的数量和质量不要议论或流露不满;离开时,不要带走香烟等剩余物品。

(9)尊重有关国家的宗教、风俗习惯。

(10)严禁随地吐痰、抛烟蒂及火柴梗、扣烟灰、扔牙签。咳嗽、打喷嚏时,要用手帕把嘴捂住,剔牙时要注意捂嘴。要注意外事宴请活动场所是否可以吸烟,如不放烟灰缸,表示不能吸烟。

(11)请帖要妥善保管,不得丢失或转让。

(12)如遇重要或异常情况,应与主管部门及时联系。

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